A hatékony vállalatok egyre több tevékenységet szerveznek ki külső szolgáltatókhoz. A bérszámfejtés vagy a munkaügyi adminisztráció tipikusan olyan terület, amely ilyenkor az elsők között jut a cégvezetők eszébe. Az üzleti utazásokra viszont kevesen gondolnak, mivel összességében nem jelentenek komoly kiadásokat. Pedig a vállalatoknál az utak szervezése általában sok adminisztratív feladattal jár, így rengeteg papírmunkát igényel. Érdemes tudni, hogy ma már rengeteg olyan szolgáltató van, amelyik felhőalapon intézi az egész folyamatot. A kiküldött munkatársaknak például nem kell hordozgatniuk a kapott számlát, elég, ha lefényképezik az okostelefonjukkal, és már be is kerül a céges könyvelési rendszerbe. Egy kkv-nak egy ilyen fejlesztést biztosan nem éri meg végrehajtani, de az ehhez hasonló váltásokra minél előbb szükség lenne: a hazai társaságoknak ugyanis csak a fele használ a költségek elszámolására digitális rendszert, a többiek papíroznak – derül ki az Amadeus utazási IT-szolgáltató friss felméréséből.
Az üzleti utazások pedig igenis érezhető tételnek számítanak a vállalatok életében. A VDR Business Travel Report adatai szerint egy céges utazáson töltött nap fejenként átlagosan 153 euróba (47 ezer forintba) került a német vállalkozásoknak.
Érdekesség, hogy nem csak elektronikusan fizetnek a társaságok a repülőjegyekért vagy a hitelszobáért. Közel 20 százalék az utazási irodáknak adja a pénzt, de sokan választják az előre történő utalást is. A cégek csupán negyede használja az online foglalási rendszereket, pedig itt jelentős kedvezményeket érhetnének el. Amerikában és Nyugat-Európában jóval nyitottabbak a vállalatok. A magán-szobakiadásra létrejött Airbnb egyébként áprilisban jelentette be, hogy hivatalosan is elindította az üzleti utazókra optimalizált foglalási rendszerét. A Business Travel Ready címkével ellátott lakásokra külön lehet szűrni. Itt garantálják, hogy lesz wifiszolgáltatás, íróasztal, és talán a legfontosabb, hogy bármikor be és ki lehet jelentkezni – akár egy portaszolgálattal vagy kódos megoldással. Egyelőre nem sokan használják a szolgáltatást, de ha a lakástulajdonosok az üzleti utasokat is elszipkázzák a hotelektől, akkor a szállodáknak komoly problémáik akadhatnak.
Ám az üzleti utak piacára más veszély is leselkedik: a régiós cégek 29 százaléka azzal számol, hogy csökkenti az utazások számát, 53 százalék pedig a fajlagos költségeket. Ma már teljesen megszokottnak számít, hogy a menedzserek is fapados járatokkal közlekednek: a VDR adatai alapján Európán belül már a német cégek is csak az utazások 3 százalékában váltanak jegyet business classra. Az angol Easyjetnél az üzleti utasok már a teljes forgalom ötödét adják. Ha a kényelemben nem is, de az árban és a pontosságban mindenképp a fapadosok állnak nyerésre.