Egy vállalaton belül általában minden társosztály a saját rendszere és szisztémája szerint tárol adatokat az ügyfelekről: másra van szüksége az értékesítésnek, a marketingnek és a pénzügynek is. Első lépésként érdemes felszámolni az adat tárolási káoszt. A partnerekre vonatkozó adatok ahelyett, hogy konzisztensen, egy rendszerben lennének, általában Excelekben és különböző CRM és számlázási rendszerekben vannak tárolva. Ez átláthatatlanságot okoz, ráadásul így az adatok naprakészen tartása is sokkal nehezebb, a különböző táblázatok gyakran elavult információt tartalmaznak. Miért óriási probléma ez? Mert így még az egyszerűnek tűnő kimutatások elkészítése is szinte lehetetlen. Sosem lehetünk biztosak az adatok valóságtartalmában, hogyan alapozhatnánk az így készült statisztikákra üzleti döntést vagy stratégiát?
Automatikus frissítés és folyamatoptimalizálás
Természetesen tudjuk, hogy az információt naprakészen is kell tartani, ami nagymértékben foglalhatja a munkaerő kapacitását. Egy okos vállalat azonban automatizálja ezt a folyamatot! Automata adatbázisfrissítéssel vagy API megoldásokkal összeköthetjük saját adatbázisunkat a céginformációs szolgáltatók adatbázisával, így mindig biztosak lehetünk benne, hogy naprakész információval dolgozunk. Az importált adatok automatikusan szinkronizálhatók az egyéb forrásból származó adatokkal, ez pedig komplett munkafolyamatokat válthat ki. Ha bármilyen változás történik valamelyik partnernél, a rendszer akár automatikus értesítést küld, így biztosan nem maradunk le semmi lényegesről.
Csorbai Hajnalka – az OPTEN stratégiai igazgatója – úgy véli: „Az adatbázis integráció komoly segítséget jelenthet az olyan feladatoknál, mint a kockázatkezelés, cégadatok kitöltése szerződésekben és számlákban, a beszállítók minősítése vagy adatvalidálás.” Hozzáteszi: „Ezek mellett hatékony a munkafolyamatok számának csökkentésében, ezzel hozzájárulva a gyors és költséghatékony működéshez.”
Lépjünk szintet: elemezzük az ügyfélkört!
Ha már rendelkezünk folyamatosan frissülő adatbázissal, ideje a stratégiai döntésekhez is okos eszközöket használni. Mekkora piaci lefedettséggel rendelkezünk? A piac szűkülésére vagy növekedésére lehet számítani? Készíthetünk piackutatást, vásárolhatunk iparági tanulmányokat, azonban ezek még mindig nélkülözni fogják a saját partnereinkre vonatkozó kockázatokat és lehetőségeket. Szerencsére a piackutató és céginformációs szolgáltatók is folyamatosan fejlesztik megoldásaikat, így találhatunk már olyan elemzéseket, amelyek nem csak az iparági trendeket, de a saját partnereink gazdasági mutatóit, kockázati besorolását és egyéb adatait is figyelembevéve készítenek átfogó elemzést. A szolgáltatáson keresztül pontos elemzést kapunk arról, hogy a meglévő ügyfélkörünk milyen esetleges kockázatokat rejt, valamint milyen potenciál lehet még benne, amit eddig esetleg nem aknáztunk ki. Ezekre az ismeretekre konkrét üzleti stratégia is épülhet anélkül, hogy hosszas kutatási munkát kellene belefektetni az ügyfelekkel kapcsolatos információk összegyűjtésébe. Ráadásul tisztábban láthatunk a kockázatokat és a lehetőségeket illetően, ennek köszönhetően pedig megalapozottabb, biztosabb lábakon álló üzleti döntéseket tudunk hozni.
Ideális ügyfél „klónozása”?
Ki ne szeretné azon cégek listáját megkapni, melyek a leginkább hasonlítanak legjobb ügyfeleire árbevétel, működés, tevékenység, létszám stb. alapján? Ezzel gyakorlatilag a kezünkbe adják azoknak a vállalatoknak az elérhetőségét, akiket érdemes lehet egy üzleti kapcsolat megteremtése érdekében felkeresni. Az ilyen szolgáltatás a növekedést, terjeszkedést teszi egyszerűbbé azzal, hogy a legjobb ügyfelekről birtokolt információk alapján felkutat potenciális ügyfeleket is.
A digitalizációval, BI szolgáltatásokkal folyamatosan okosíthatjuk a vállalkozásunk működését, ezzel pedig számos kapu nyílik meg előttünk, ami a fejlődés és válságálló működés felé vezet.
