Magyarország egyik legnagyobb vállalati digitalizációs projektjét valósította meg 2019-ben a Magyar Posta az elektronikus kézbesítési rendszer üzembe helyezésével és országos kiterjesztésével. A digitalizáció terjedése az ügyféligényeket folyamatosan változtatja, egyre fontosabbá válnak az ügyfélélmények. A tapasztalatok szerint a mai dinamikusan változó világban az emberek mindent gyorsan akarnak elintézni, tudni szeretnék, hogy mi történik a küldeményükkel, és azt ellenőrizni szeretnék, küldeményük épp merre jár, s mikor érkezik meg. Ezt a Posta felismerte, és indított egy projektet, amelynek célja az volt, hogy a levélpostai küldemények előállításának, feldolgozásának és kézbesítésének teljes folyamatát digitalizálja.
A projekt több változást is hozott mind az ügyfelek, mind a Posta életében. Az egyik, és talán a legszembetűnőbb, hogy a könyvelt küldemények életútja 2019 elejétől online nyomon követhető. Az ügyfél a sikeres vagy sikertelen kézbesítésről és annak okáról is azonnali információt kap, illetve a könyvelt levél azonosítóját a nyomkövetési oldalon begépelve megtudhatja, hogy a küldemény a feldolgozás és kézbesítés mely fázisában van. Szintén mindenki számára érzékelhető változás, hogy a könyvelt levelek kézbesítése mobil eszközzel (PDA-val) történik. A küldemények akár e-személyi igazolvány érintésével is átvehetők, így maga az átvételi folyamat is jelentősen egyszerűsödik. Az új rendszer megvalósulásával a panaszkezelési, küldeménykeresési folyamat hatékonyabbá válik, valamint a háznál kézbesítés minősége is várhatóan nagymértékben javulni fog. Jelenleg mintegy 8000 kézbesítő rendelkezik PDA-val. A nagyobb küldeményforgalmú járásokban a kézbesítők mobil hőnyomtatót is kaptak, összesen 2900-at. Országszerte több mint 4000 aláírópadot telepített a társaság a postákon, az ügyfelek ezeken az eszközökön vehetik át a postán a küldeményeket, a postai átvétel elektronizálásával az ügyintézési idő is jelentősen csökken. Az elektronikus kézbesítési rendszer országos kiterjesztésével a Magyar Posta a Magyarországon elérhető körülbelül 4,5 millió címnek a 97 százalékát éri el.
Fotó: PR
Az elektronikus kézbesítési rendszer egy zöldmezős beruházás volt a Postánál. A rendszer informatikai tervezésekor figyelembe kellett venni a több mint 15 ezer felhasználó rendszerrel kapcsolatos igényeit, valamint az ügyfelek kényelmét és a szolgáltatással kapcsolatos minőségi elvárásait is. A rendszer funkcionális megfelelősége mellett nagy gondot fordított a társaság a rendszer egyéb, nem funkcionális paramétereire is, elsősorban – a nagyszámú felhasználó és adatforgalom miatt – a terhelhetőségre és az üzembiztonságra. A projekt kiépítésekor 145 postán bővült a WIFI hálózat, és közel 250 postán a PDA-k és a mobil hőnyomtatók tárolására és töltésére megfelelő rack szekrényeket biztosított a cég.
A következő lépés az elektronikus kézbesítési igazolás bevezetése. 2020-ban a tértivevényes levelek kézbesítési igazolása az eddigi papíralapú helyett elektronikus lesz, ennek lehetőségét a postai jogszabályok is biztosítják.
Összeségében elmondható, hogy az új rendszer csökkenti az adminisztrációs terheket, rövidíti az ügyintézési időt, ezáltal a Posta ügyfelei több százmillió forintot takarítanak meg. A digitális fejlesztés alapjaiban változtatta meg az ügyfélélményt, az új rendszer emellett jelentősen hozzájárul a közigazgatási eljárások felgyorsításához, és ezzel a digitális állam törekvésekhez.
A projekt az Európai Unió támogatásával és Magyarország költségvetése társfinanszírozásával valósul meg, közel 1,9 milliárd forint vissza nem térítendő támogatásból. A Magyar Posta saját forrásból további 2,4 milliárd forintot fordít a teljes program megvalósításra.
