A hivatalos NAV üzemanyagárak növekedésével megnőtt a kiküldetési rendelvénnyel elszámolható összeg is, ráadásul nem is látjuk a végét, hogy mikor tetőzhet a benzin- és a gázolajár. A munkáltatók közül eddig is sokan meglátták a lehetőséget a kiküldetési rendelvényben, akár béren kívüli juttatásként is, pedig ez az elszámolási mód nem csak a munkavállalókat érinti. Hogy kikre vonatkozik még, megtudja a cikkünkből.
2022-ban, amikor az inflációval és az üzemanyaggal együtt történelmi csúcson van rengeteg élelmiszer ára is, sokan keresnek menekülő útvonalat a pénzük elértéktelenedése elől, illetve minden magára valamennyire is adó cég igyekszik megfogni a költségeket. Erre sokféle módszer létezik, jelen cikkünkben a kiküldetési rendelvény előnyeiről fogunk beszélni, azonban kezdjük rögtön az elején, bemutatkozással:
Mi az a kiküldetési rendelvény?
A kiküldetési rendelvény egy olyan bizonylat, amivel egy magánszemély el tudja számolni üzleti útja során jelentkező útiköltségeit a munkáltató felé, amennyiben ezeket az utakat saját gépkocsijával tette meg. Ez a bizonylat lehet elektronikus módon, pl. egy útnyilvántartó program által kiállított bizonylat, illetve aki ragaszkodik az ókori módszerekhez, az továbbra is tudja manuálisan papíron, vagy éppen Excel-ben vezetni. A 3 módszer közül erősen javasolt az első, de a miértjére később ismét ki fogunk térni.
Mit kell tartalmaznia a kiküldetési rendelvénynek?
A kiküldetési rendelvény NAV által előírt formai követelményei:
- A kiküldetésben résztvevő magánszemély neve, adóazonosító jele
- A kifizető cég adatai (név, cím, adószám)
- A hivatali, üzleti utazás(ok) célja, időtartama, útvonala
- A gépjármű rendszáma, gyártmánya, típusának megnevezése
- Futásteljesítmény (a megtett távolságok kilométerben)
- Az utazás költségtérítése
- A költségtérítés kiszámításához szükséges adatok: üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár, általános személygépkocsi normaköltség
Mire használható fel a kiküldetési rendelvény?
A kiküldetési rendelvény felhasználható a magánszemély által, a saját tulajdonában lévő gépkocsijával megtett üzleti utakra. Amennyiben a magánszemély szerződésében a munkavégzés helye azonos a cég székhelyével/telephelyével, úgy az otthona és a munkahelye közötti utak nem számolhatóak el.
Ellenben, ha a 2020 óta sokak által alkalmazott távmunkaszerződés értelmében a munkavégzés helye a magánszemély otthonának van megjelölve, úgy ezek az utak is elszámolhatóak. Ezt sok cég alkalmazza, hiszen ha nem is kell minden nap bejárnia valakinek dolgozni, ha mégis muszáj, abban az esetben ezeket az utakat járulék- és adómentes béren kívüli juttatásként megkapja a munkavállaló. Azonban nem csak munkavállalók vezethetnek kiküldetési rendelvényt.
Kik használhatnak kiküldetési rendelvényt?
Cikkünkben direkt használtuk többször is a magánszemély kifejezést, hiszen nem csak munkavállalók számolhatnak el utakat kiküldetési rendelvénnyel.
A munkaviszonyon túl ugyanis a következő jogviszonyok esetében is alkalmazható ez az elszámolási forma:
- megbízási jogviszony
- tagi jogviszony
- vezető tisztviselői jogviszony
- választott tisztviselői jogviszony
Ahogy láthatjuk, a kiküldetési rendelvény felhasználása jóval túlmutat a hagyományos munkaviszonyon. Ezt jó tudni, mert ha az említett jogviszonyok valamelyike igaz Rád vagy egy, a cégedhez köthető magánszemélyhez, úgy kiküldetési rendelvénnyel lehetőségetek van az adó- és járulékmentes elszámolásra, utazási költségtérítésre ilyen formában is.
Mennyit lehet elszámolni kiküldetési rendelvénnyel?
1000 km-enként (480 Ft-os NAV üzemanyagárral számolva) nagyságrendileg 60.000 Ft költséget lehet elszámolni.
Az útnyilvántartási szektor felmérései szerint a kiküldetési rendelvényt használók évente átlagosan 1,5 millió forintot számolnak el saját gépkocsijuk használatára autónként.
Hogyan vezesd kiküldetési rendelvényedet?
Ahogy korábban említettük, mindenképpen egy bombabiztos útnyilvántartó program használata javasolt kiküldetési rendelvény vezetéséhez, akárcsak útnyilvántartáshoz.
Magyarországon a RoadRecord útnyilvántartó programnál jobb iparági standard nincsen, mi is ezt a programot ajánljuk, hiszen ezzel automatikusan is tudod rögzíteni útjaidat menet közben, anélkül, hogy a szabadidődből kellene órákat rászánnod a kézzel vezetetett dokumentálásra, illetve lássuk be, az utóbbi módszer esetében mindig benne van a pakliban, hogy hibázik az ember és értékes összegektől esik el vele – manapság ez pedig luxus.
A RoadRecord emellett visszamenőleges útpótlásra is alkalmas, elfelejtett/kihagyott utak esetére mesterséges intelligencia-alapú útajánlást is felkínál, valamint a kiküldetési rendelvény ill. útnyilvántartás nyomtatása előtt 70 különböző logikai ütközést vizsgál, hogy a kinyomtatott dokumentumod biztosan 100%-ban NAV-álló legyen.
Kiküldetési rendelvény minta videóval
(Képek forrása: roadrecord.hu)
