„A digitalizáció, többek között kiváló lehetőséget teremt az üzleti partnerek ellenőrzésének automatizálására, ami nagyban leegyszerűsítheti például a kintlévőségek kezelését is. Különösen, ha a rendelkezésre álló hatalmas adatbázisok jól strukturáltak, mert akkor azok szakszerű felhasználása akár a legkisebb vállalkozások számára is utat nyithat a legnagyobb hatékonyságot biztosító adatalapú döntéshozatal felé. Jelentősen csökkentve az emberi hibázásból és a szubjektív alapokon nyugvó döntéshozatalból származó kockázatot” – fejti ki Farkas Gábor a PwC Magyarország cégtársa.
A PwC szakértői napi szinten tapasztalják, hogy a gazdasági társaságok számára a beszállítók és a vevők ellenőrzése milyen komoly kihívást jelent:
„Mivel az ilyen ellenőrzések elvégzése kifejezetten időigényes, tapasztalataink szerint, a társaságok mindennapi működése során könnyen a háttérbe szorulhat ez a feladat. Így viszont, még a legkörültekintőbb gazdasági társaságok is olyan vevőkkel, beszállítókkal kerülhetnek üzleti, partneri kapcsolatba, akiknek vagy a jogszabályok teljeskörű követése okoz nehézséget, vagy a felelőtlen üzleti működésük okozhat akár az adott vállalaton átnyúló – adott esetben a teljes ellátási láncra is kiterjedő – problémákat.”
Farkas Gábor kiemeli: amikor egy gazdasági társaság eladói szerepkörben jár el, a vevői kapcsolat megítélése során természetszerűleg a pontos és időben történő pénzügyi elszámolás az egyik legfontosabb értékelési szempont. Amihez elengedhetetlen a vevő likviditási, szolvenciális (a fizetőképesség fenntartásához kapcsolódó kockázatok mérlegelése) és rentábilis szempontok alapján történő vizsgálata. Ha viszont az adott társaság vevőként vesz részt egy tranzakcióban, akkor pedig az esetleges áfacsalások, áfaelkerülések kiszűrése az egyik fő szempont az üzleti partner megítélésénél. Ennek oka az Adóhatóság általános gyakorlatában is keresendő. Az adóhatóság ugyanis akár a lánc végén résztvevő gazdasági társaságtól is megtagadhatja a beszerzéséhez kapcsolódó áfa levonásának jogát, ha az egy olyan értékesítési lánc keretében vásárol, amelynek egyik tagjával szemben az áfacsalás/ áfaelkerülés esetköre merül fel. Ugyanakkor a Nemzeti Adó- és Vámhivatal általános gyakorlata alapján a „kellő körültekintés” bizonyítása enyhítő körülmény lehet egy ilyen helyzetben felmerülő áfa levonási jogosultság megítélésében. Vagyis, ha megállapítható, hogy a beszerző adóalany előzetesen ellenőrizte beszállítóit, és annak eredményét igazolni is tudja, mégis jogosult lehet a kapcsolódó áfa levonására. Az ellenőrzésre az adóalanyok több, a piacon elérhető szoftvert tudnak alkalmazni, amelyek számos kockázati szempont figyelembevételével értékelik a gazdasági társaságokat. Ezek a technológiai megoldások a legtöbb esetben valamilyen (esetleg időbélyegzővel ellátott) dokumentumot bocsájtanak a szoftvert használó gazdasági társaságok részére az elvégzett elemzés eredményeként. Amennyiben a kockázati faktormodell alapján az alkalmazott technológia nem ítélte kockázatosnak a vizsgált partnert (később viszont az üzleti partner mégis annak bizonyult), ellenben a megfelelő körültekintéssel történő eljárás igazolható, úgy a beszerzéshez kapcsolódó áfa levonására továbbra is jogosult lehet a tranzakciót lebonyolító gazdasági társaság.
„Ezért a beszállítóknak és a vevőknek egyaránt javallott a partnerek folyamatos és átfogó ellenőrzése. Amihez célszerű egy olyan technológiai megoldást használni, ami a NAV ellenőrzési követelményei szerint, igazolható módon, automatizált formában teszi lehetővé a leendő és a már meglévő beszállítók folyamatos, bizonyíthatóan elvégzett ellenőrzését” – érvel a szakember.
Azonban egy alkalmazott technológia nem csak a döntések meghozatalában segíthet a társaságoknak. Egy egyébként kötelező adatszolgáltatásra kifejlesztett és alkalmazott szoftver például nagyban megkönnyítheti a vállalkozások életét, és nem utolsó sorban jelentős megtakarítást is elérhetnek a gazdaság társaságok a felhasználatával. Ezt az erőforrás megtakarítást egy gazdasági társaság elérheti közvetett és közvetlen módon is.
A PwC szakemberei szerint a közvetlen megtakarításra kiváló példa a valós idejű számlaadatszolgáltatásban rejlő lehetőségek kiaknázása a számla adminisztráció, a könyvelés előkészítés, valamint a bevallási, riportálási kötelezettség automatikus teljesítése terén.
„Az elmúlt években a Nemzeti Adó- és Vámhivatal olyan, jelentős átalakuláson ment keresztül, amelynek fókuszában a digitalizáció ált. Ez a folyamat kéz a kézben járt a riportálási és jelentési kötelezettségek kibővítésével, új információ szolgáltatási kötelezettségek bevezetésével. Miközben mindez kihívást és jelentős adminisztratív terhet jelenthet a vállalkozások számára, az Adóhatóság dedikált felületén, jól strukturált, rendezett formában elérhető adatmennyiség megfelelő hasznosításában számos lehetőség is rejlik. Ilyen például a riportált számlaadat összehasonlítása, vagyis az úgynevezett rekonsziliáció” – érvel dr. Ablonczy Zsuzsanna a PwC menedzsere.
Mondván, a hatalmas adatmennyiségből generált adatbázist az Adóhatóság az adóalanyok által – valós idejű számlaadat szolgáltatás keretében – riportált adatok összegyűjtésével és rendezésével hozza létre. Az adóalanyok pedig ezen adatbázis bizonyos részeihez hozzáférhetnek: mind az általuk jelentett, mind a részükre kiállított számlák adattartalmát lekérdezhetik az Adóhatóság dedikált felületéről. Ezt pedig összevethetik a beszállítóiktól kapott, vagy éppen az általuk kiállított számlák vállalatirányítási rendszerbe rögzített adattartalmával.
Ezek után pedig, amennyiben az óvatosság elvét követik, csak azokat a számlákat helyezik levonásba, amelyek tartalmát beszállítóik jelentették az Adóhatóság felé. Ezen felül így továbbá olyan beszerzésekhez kapcsolódó áfát is levonásba helyezhetnek, amelyeket adminisztrációs nehézségekből adódó probléma miatt eddig nem tettek meg. Ezáltal tehát egy egyszerű lekérdezéssel akár jelentős pénzügyi megtakarítást tudnak elérni.
A technológia adta lehetőségeknek köszönhetően az adóalanyok a papír alapú számlák adatait az optikai karakterfelismerés – Optical Character Recognition (OCR) – segítségével is automatikusan rögzíthetik a könyvelési rendszerükbe. Az automatizációval pedig ezen felül a különböző bevallási kötelezettségek (például áfabevallás, közösségi összesítő nyilatkozat) automatikus kitöltése is könnyedén kivitelezhető.
Emellett az információ strukturált, rendezett megszerzése és felhasználása közvetett megtakarítást is jelenthet a társaságoknak, amivel elsősorban időt és energiát takaríthatnak meg.
A PwC szakértői szerint erre az egyik legjobb példa az ellátási láncban rejlő digitalizációs lehetőségek kiaknázása, ami a kiszállítás igazolás digitalizációját és az integrált ellátási lánc menedzsmentet is magába foglalhatja.
„Azok a társaságok, amelyek már értékesítettek az Európai Unió másik tagállamában letelepedett adóalany részére valamilyen árut, készterméket, biztosan ismerik a Közösségen belüli áfa mentes értékesítéshez szükséges dokumentáció típusait és az azokkal szemben támasztott követelményeket. Általánosan elmondható, hogy az Adóhatóság elismeri a kiszállítás megtörténtét és így alkalmazható az áfamentesség esetköre, amennyiben legalább két, független fél által, egymásnak nem ellentmondó dokumentum rendelkezésükre áll az ügylet vonatkozásában. Tapasztalatunk alapján azonban ennek az egyszerű szabályozási hattérnek a lekövetése jelentős materiális és adminisztratív terhet jelenthet a társaságok számára. Tekintettel arra, hogy egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során ez a terület kiemelt figyelmet élvez, az adóalanyoknak különösen érdekükben áll egy olyan jól strukturált, könnyen kereshető rendszer kialakítása, ami nem akadályozza, sőt inkább segíti őket a mindennapi feladatok elvégzése során” – teszi hozzá dr. Ablonczy Zsuzsanna a PwC menedzsere.
Szerinte erre a problémára kifejezetten jó megoldás lehet a napjaink egyik legformabontóbb technológiai nóvumának számító blokklánc technológia alapját is adó megosztott főkönyvi technológia (DLT) alkalmazása. A szállítási mozzanathoz és a kapcsolódó dokumentációhoz az alkalmazott rendszer ilyenkor egy úgynevezett hash értéket rendel, amely rögzíti az adattartalom pillanatnyi állapotát, majd ezt eltárolhatja, így biztosítva a tartalom sérthetetlenségének kritériumát. Az ilyen, decentralizált alapú rendszer kialakítása, amely szállítási mozzanatonként tartalmazza a kiszállításhoz kapcsolódó dokumentációt és az arra vonatkozó információkat, megoldással szolgálhat a tartalom megőrzése, a dokumentumok visszakereshetőségére és az adattartalom sérthetetlenségének problémakörre. Nem utolsó sorban pedig jelentős idő- és költségmegtakarítást is biztosít a társaságoknak.
Miközben a fent említett technológiai megoldások a már bevezetett kötelezettségekben rejlő lehetőségek felhasználására fókuszálnak, a jövő is többféle újdonságot ígér ezen a területen.
„A jogszabályi környezet folyamatos változása kockázatot jelenthet az alkalmazott és már jól megszokott technológiák további alkalmazhatóságára. Így például, miközben az „Áfa a digitális korban” elnevezésű intézkedéscsomagban foglalt javaslatok bevezetését az Európai Unió fokozatosan tervezi, vannak olyan változások, amelyek már 2024-ben hatályba lépnek. Ehhez kötődően például az elektronikus számla fogalma a tervek szerint 2024. január 1.-étől teljesen megváltozik.
Az Adóhatóság jelenlegi gyakorlata alapján az elektronikusan kiállított, elektronikus úton továbbított és elektronikusan tárolt PDF számla tekinthető elektronikus számlának. Az e-számla fogalmának megváltozása következtében azonban a továbbiakban ez már nem lesz elegendő: 2024 januárjától ugyanis az elektronikus számlát előre meghatározott struktúrában kell kiállítani úgy, hogy az az automatikus feldolgozásra is alkalmas legyen” – mondja Kiss Benjámin a PwC tanácsadója.
A fentieken túlmenően – magyarázza -, amennyiben a társaságok vevői szerepkörben járnak el egy tranzakció keretében minden B2B ügylet keretében, az új típusú elektronikus számlákat kötelesek lesznek befogadni. Így a gazdasági társaságok által használt vállalatirányítási rendszereket is minél előbb fel kell készíteni az e-számlák automatikus befogadására és kezelésére. Ezért kezdetben a digitalizációs változás akár jelentős adminisztratív és materiális terhet jelenthet, ami azonban kis tervezéssel, megfelelő szakértelemmel és előre gondolkodással minimalizálható. A másik oldalon pedig hosszútávon, jelentősen csökkenthető mind a számlaadminisztrációra, mind az automatizálható könyvelési feladatokra fordítandó munkaidő, ami a területen dolgozó munkavállalók tehermentesítéséhez is hozzájárulhat.
A PwC szakértői szerint az említett témákon kívül még számtalan esetben szolgálhatnak megoldással a digitalizáció által nyújtott lehetőségek és az ennek kapcsán rendelkezésre álló hatalmas adatmennyiség. A megtakarítási lehetőségek feltárása és kiaknázása azonban nem egyszerű feladat, mert több olyan digitális megoldással is találkozni a piacon, amelyek bár ígéretesnek és jövedelmezőnek tűnhetnek, végül a várt megtakarítások helyett további kiadásokat generálhatnak. Elképzelhető például, hogy a megvásárolt, vagy lefejlesztett technológiai megoldás ugyan jól működik, de az adott társaság tevékenységi körével, gazdasági profiljával nem egyeztethető össze teljes mértékben. Ennél jellemzőbb eset az, amikor a technológiai megoldás végül nem is képes a kijelölt feladatok teljekörű elvégzésére. Ezért ha egy gazdasági társaság olyan komplex adózási és technológiai vonatkozású probléma előtt áll, amely megoldása már az előzetes becslések alapján is jelentős erőforrás felhasználást igényel, mindenképpen célszerű az adózás területén jártas szakember véleményének kikérése egy ilyen technológia megoldásra törtnő beruházás előtt.
Borítókép: PuzzlePix/Shutterstock
