A rendszerezett lustaság útján (a legkevesebb erőfeszítéssel a leghatékonyabb munka) elindulva jutott David Allen arra a következtetésre, ami ma is helytálló módszertanának a kidolgozásához vezetett. A világszerte kétmillió példányban elkelt könyvében leírt GTD (Getting Things Done – Intézz el mindent) időgazdálkodási metodológia központi eleme, hogy csökkentsünk a pszichés terhelésen, és fejünket a feladatok kreatív megoldására használjuk. Agyunk erős fókuszáltság után igényli, hogy semmit se tegyen, csak álmodozzon. „Ha ezt nem tesszük, hamar kiégünk” – mondja David Allen. Egy tavaly őszi konferencián rámutatott, hogy a kognitív tudományok által korábban szabályként számontartott 7 plusz-mínusz 1-2 információ, amelyet rövid távon fejben tudunk tartani, mára nagyjából 4-re csökkent. „Elménk nem arra való, hogy információkat tároljunk benne, hanem hogy ötletek jussanak az eszünkbe” – fejtette ki. A szerző hatékonysági tanácsadóként azt vallja: hétnaponta adnunk kell magunknak két órát, hogy átgondolhassuk az addig velünk történteket, kitisztíthassuk a fejünket, hogy újra képesek legyünk a koncentrációra. Egy ötlépcsős feladatsor (lásd Az öt lépés című írást) követésével valóban mindenre kiterjedően hatékonyabban élhetjük mindennapjainkat – állítják a módszer hívei. Szemben például a FranklinCovey programmal, ahol az
Eisenhower-mátrixra építve (sürgős–fontos, nem sürgős–nem fontos tengely mentén csoportosított események) az elején kategorizálják a feladatokat, és csak a fontos teendőket helyezik előtérbe.
A szisztémához olyan szabályok is társulnak, mint hogy csak az adott naphoz tartozó feladat kerülhet a határidőnaplóba. „Ha feldolgozás helyett csak ülünk a 3000 feldolgozatlan e-mailünk felett, akkor minden új információ csak zavar. Jobb, ha tudjuk, mit kell tennünk. Ha minden tiszta, jobban és spontán reagálhatunk az új lehetőségekre” – mondja David Allen.
AZ ÖT LÉPÉS
1. Rögzítés. Írjunk le mindent, ami potenciálisan fontos lehet számunkra! Azonosítsuk, legyen az kicsi, nagy, személyes vagy szakmai.
2. Tisztázás. Döntsük el, van-e feladatunk az adott dologgal. Amennyiben van, és 2 percnél kevesebb ideig tart, végezzük el. Ha több időbe telik ennél, delegáljuk. Ha egyik sem, határozzuk meg az elvárt eredményt és a következő elvégzendő cselekvést. Ezeket írjuk fel. Amennyiben nincs vele dolgunk, akkor dobjuk ki, archiváljuk vagy tegyük félre.
3. Rendszerezés. Minden feladatot kategorizáljunk (hívásokat, elküldendő leveleket).
4. Reflektálás. Hetente alaposan ellenőrizzük, minden a helyén van-e a naptárban, jó helyre delegáltunk, jól határoztuk meg a következő lépéseket egy adott projektben, és mi az, amit már elvégeztünk. Így minden héten naprakésznek érezhetjük magunkat.
5. Cselekvés. A megbízható rendszerünk segítségével magabiztosan válasszuk ki azt a feladatot, amely az adott időpontban a legmegfelelőbb.
