DIGITÁLIS FÜGGŐSÉGEINK
Hol vannak már azok az idők, amikor valaki reggel 8-ra bement az irodai munkahelyére, a kávézást követően eltervezte aznapi teendőit, majd szisztematikusan elvégezte azokat. Legfeljebb egy-egy kolléga vagy a főnök friss kérése, esetleg néhány telefon szakította meg a munkafolyamatot.
Ma már el sem tudjuk képzelni ezt a világot, folyamatos „őrületben” élünk, amely elektronikus levelek és üzenetek (például chatablakok) formájában borít el minket. Természetesen a munkahelyen kívül is, szinte 24 órában, elalváskor, ébredéskor nemkülönben. Iszonyatosan nagy, a mindennapos tapasztalataink szerint is csak kevesekben meglévő önfegyelem szükséges ahhoz, hogy az immár az e-mailek köré szervezett napjaink amúgy is folyamatosan zakatoló, digitális menetelésében találjunk egy-egy félórás szünetet. Egy szusszanásnyi időt, amikor az összetettebb feladatainkra próbálunk vagy próbálnánk koncentrálni. Persze a munka jellegétől is sok minden függ: egy pénzügyi elemző, egy értékesítő, egy informatikai támogatást végző ember vagy egy vezető döntéshozó más-más módon használja a technológiát. Ugyanakkor a használat mértéke minden irodai, illetve irodai jellegű munkánál döbbenetesen nagy.
Sok-sok idő megy el
Egy frissen publikált kutatás szerint az amerikai átlagdolgozó naponta hozzávetőleg hat órát tölt el úgy, hogy folyamatosan az ismert „üzenetflow-ban” tevékenykedik, sokszor a munkának azt a részét is rendkívül kontraproduktívvá téve, amely elmélyülést kívánna. E feladatok elvégzése – mondjuk egy részletesebb jelentés, munkaanyag elkészítése – így jellemzően otthonra, késő estére vagy a hétvégére marad, különösen az e-mailezéssel alaposan leterhelt munkakörökben.
Az előbb említett, az Adobe vállalat által végzett felmérés során a szoftvercég több mint ezer amerikai munkavállaló körében vizsgálta meg a teljes éves e-mail-használatot. Az adatok szerint a munkahelyi levélváltások átlagosan 209 percet vettek el, a személyes levelezés pedig 143-at kötött le. Az összesített idő nyolc perc híján hat órát jelentett, ami ugyebár a tipikus, napi nyolcórás munkaidő háromnegyedét is majdnem eléri.
Ami még döbbenetesebb: a munkatársakhoz intézett villámgyors kérdéseket közel 40 százalék e-mailben teszi fel, a projektek előrehaladásának a jelentését 57, az ezekkel kapcsolatos visszajelzéseket 47 százalék jelölte meg levélben elvégzett feladatként.
ÁGYBAN, FÜRDŐBEN IS
Bruce Swann, az Adobe Campaign marketingmenedzsere, a kutatás felelőse azt is aláhúzta: a levelezéssel töltött idő még tovább nő majd. Mi több, nem csak a szakemberek vélekednek így: az idézett kutatásban részt vevő válaszadók 26 százaléka szintén ezt gondolja – tette hozzá az amerikai üzleti hírtelevíziónak, a CNBC-nek nyilatkozva.
A felmérésből az is kiderül, hogy az átlagos amerikai polgár természetesen a főétkezések alatt, tévénézés közben, mi több, a fürdőszobában (és feltehetően a „legkisebb helyiségben”) is rendszeresen nézi bejövő üzeneteit. Igaz, a tengerentúlon erősödik az a tendencia, hogy otthon, illetve munkaidőn kívül egyre inkább elzárkóznak az emberek a munkahelyi levelezési fiókok rendszeres nézegetésétől, hiszen túlzottan betolakszik ez az eszköz a privát szférába.
Érdekesség, hogy az Adobe immár negyedik éve készít hasonló tanulmányt, de az eredmények nem éppen konzisztensek: 2016-ban, az első felmérés idején az e-mailekre fordított idő átlagosan 465 perc volt naponta, 2017-re 352-re csökkent, 2018-ban felkúszott 360-ra, az idén pedig újra 352 perc lett az eredmény. Annyiban érthető, hogy itt önbevallásról van szó, valamint inkább a más munkafolyamatok közben, a háttérben is folyó levelezésről.
NEM GYŐZZÜK
Ugyanakkor az is nagyon érdekes jelenség, hogy a felmérésben részt vevők csupán 46 százaléka tud lépést tartani a levéláradattal, csak ennyien képesek rendszeresen „tisztán tartani” a bejövő üzenetek mappáját. Viszont működnek az előbb már emlegetett „önvédelmi” mechanizmusok is: a kérdőíveket kitöltők 48 százaléka a munkahelyi e-mail-fiókjába érkező leveleket mindaddig nem olvassa el, amíg meg nem kezdődik a hivatalos munkaideje. Viszont azok közül, akik máskor is megnézik az ilyen üzeneteket, 13 százalék még az ágyban is elolvassa őket. A munkahelyre utazás alatt a válaszadók 15 százaléka tekinti meg a céges levelezést, 25 százalékuk pedig reggelizés közben.
Természetesen teljesen eltérő a korcsoportok szerinti bontás: az ezredforduló környékén született generáció tagjai jóval nagyobb arányban ellenőrzik a személyes és a munkahelyi e-mail-fiókjaikat, mint az átlag. Ők még nyaralás alatt is rendszeresen figyelik és válaszolják meg a munkahelyi leveleket, míg ez a negyven felettiekre már közel sem jellemző.
MEGOLDÁSOK
A nagykönyvben persze meg van írva, hogy tartsunk e-mail-mentes órákat, illetve olvasás közben tegyük el későbbre a több időt igénylő, összetettebb levelek megválaszolását. A gyakorlatban azonban ez inkább úgy néz ki, hogy az átlag magyar irodai dolgozó is képes akár hat órát ülni az üzenetei előtt. Ez persze nem azt jelenti, hogy nem dolgozik az ember. Azt viszont igen, hogy kevéssé strukturáltan, kevésbé pontosan teszi ezt. Nem árt azonban használni például a spamnek jelölés funkciót vagy legalább a bejövő levelek mappa szerinti szétválogatását, hogy ne öntsenek el minket teljesen az elintézendő feladatok. És igen, meg kell(ene) tanulni megállni azt, hogy egész nap már-már kényszeresen ellenőrizzük a leveleinket, akkor is, ha a munkakörünk, a feladataink ezt nem kívánják meg. Mert például ügyfélszolgálati jellegű vagy informatikai támogatási munkakörökben másból sem áll a dolog. De ahol nem muszáj, ott tanuljuk meg alkalmazni a technikát, s próbáljuk valamelyest rangsorolni a napi teendőinket, feladatainkat. És persze a hosszú levelezgetések helyett néha emeljük fel a telefont vagy éppen magunkat a székből, s menjünk oda megbeszélni a kérdést a másik kollégához. Nemcsak időt, de sok energiát is spórolunk vele. Mert bizony a felgyorsult digitális világ ellenére az e-leveleken keresztül még annyira sem megy át az információ, mint telefonon. Nem szólva a személyes találkozóról.
