Amit minden kezdő elkövet: gyakori hibák a konferencia-szervezésben

PR PR tartalom
Előfordulhat, hogy a munkahelyünkön egyszer olyan helyzetben találjuk magunkat, hogy nemcsak egy meetinget, hanem egy teljes konferenciát kell megszerveznünk. Ez a terület rengeteg tudást és gyakorlatot igényel, így nem is csoda, ha elsőre ijesztőnek tűnik a feladat – pláne, ha nem rendelkezünk ilyen irányú képzettséggel.

A következőkben felsoroljuk a leggyakoribb hibákat, amelyeket a kezdő konferenciaszervezők elkövetnek, de abban is segítünk, hogy hogyan kerülhetjük el ezeket!

Túl sokat vállalunk

Egy rendezvény teljes körű lebonyolítása hatalmas feladat. Nem számít, hogy milyen lelkesen és mekkora szakértelemmel csináljuk – vagy éppen hogy mennyire kis létszámú az esemény –, biztos, hogy nem tudunk mindent mi elvégezni. Ha mégis megpróbáljuk, annak a rendezvény fogja látni a kárát.

Éppen ezért már érdemes a kezdeti fázisban összeállítani egy csapatot, így hatékonyan delegálhatjuk a részfeladatokat. Amennyiben a költségvetésünk megengedi, érdemes egy profi, konferenciaszervezéssel foglalkozó céget felkérni, ezzel ugyanis rengeteg fejfájástól megkíméhetjük magunkat, és az esemény sikere is biztosított lesz.

Későn kezdjük a promóciót

Minél korábban kezdjük el reklámozni a konferenciákat, annál nagyobb esélyünk van arra, hogy minél több meghívott valóban el is jöjjön. Az emberek ugyanis általában az első tervüket részesítik előnyben akkor is, ha később értesülnek egy másik alternatíváról. Emellett kihasználhatjuk ezt az időszakot arra is, hogy minél lelkesebbé tegyük a potenciális látogatókat. Érdekes tartalmakkal, teaserekkel láthatjuk el őket – nagy hiba lenne mindettől elesni.

Alábecsüljük a méretet

Természetesen senki nem szeretné, ha a rendezvénye meghívott vendégei egy majdnem üres terem előtt tartanák meg az előadásaikat, ez ugyanis nem vet túl jó fényt a szervezőkre. De az is nagy hiba, ha nincs elegendő helyünk. Ezeket elkerülendő, érdemes olyan helyszínt választani, ahol ezt a kérdést rugalmasan kezelik. Például: ha a vártnál többen érkeznek, akkor a terem végébe mozgathatjuk a molinóinkat vagy másik helyiségbe helyezhetjük a frissítőkkel teli asztalokat, így teret adva plusz székeknek.

Rossz dátum mellett döntünk

Olyan időpontot kell választanunk, ami biztosítja, hogy minél többen el tudjanak látogatni a rendezvényünkre. Ennek érdekében kerüljük a munkaszüneti napokat és hosszú hétvégéket – illetve általánosságban véve a hétvégék sem a legjobbak, hiszen ezeket mindenki inkább a családja, barátai körében tölti. Ügyeljünk arra is, hogy ne legyenek hasonló tematikájú konferenciák a miénkkel egyidőben.

Nem megfelelő helyszínre szervezzük

Már szóba került a helyszín, ami nem véletlen: ez az egyik legfontosabb elem a konferencia sikeressége szempontjából. A választott helyszín tükrözi a brandünk imázsát, egyfajta képet fest rólunk, csakúgy, mint a szponzorokról és partnerekről. A megfelelő méretet és a rugalmasságot már említettük, emellett az sem utolsó szempont, hogy mennyire könnyen hozzáférhető, illetve hogy rendelkezik-e szálláslehetőséggel is.

Nincs konkrét tervünk

Ahhoz, hogy mindennel kész legyünk – és mindennel időben készüljünk el! – konkrét ütemtervvel kell rendelkeznünk. Ez abban is segít, hogy a csapat tagjai is tisztában legyenek a feladataikkal és megfelelő tempóban haladjanak azokkal. Ez különösen akkor fontos szempont, ha nem profikkal dolgozunk együtt. Hogy ez minél hatékonyabban működhessen, érdemes inkább online felületekre támaszkodni, ahol nemcsak kommunikálni tudunk, de fontos dokumentumokat is tárolhatunk, amelyeket közösen szerkeszthetünk.

Nem készültünk B-tervvel

Egy konferencián könnyen megeshet, hogy valami félresiklik, nem a tervek szerint halad – ez még a legnagyobb odafigyelés mellett is megtörténik. Éppen ezért érdemes többféle B-tervvel is készülni a kulcsfontosságú kérdések kapcsán. Ebben segíthet, ha szorosan együttműködünk a helyszínnel. Ha ők kellő tapasztalattal és szakértelemmel rendelkeznek ezen a téren, biztosan felismerik a lehetséges akadályokat, így meg is tudják azokat előzni – velünk együttműködve.

A különböző problémák megoldása emellett valószínűleg plusz kiadást is jelent majd. Éppen ezért érdemes egy plusz összeget belekalkulálni a költségvetésbe.

Elfeledkezünk az utókövetésről

A konferencia végeztével ne feledkezzünk meg azokról, akik részt vettek rajta! Fontos, hogy továbbra is ápoljuk velük a fennálló kapcsolatot, aminek az alapja egy köszönő e-mail, amiben kifejezhetjük azt, hogy valóban törődünk velük. Emellett akár a konferencián megjelent prezentációs anyagokat is közzétehetjük, ezt biztosan értékelik majd. Ha ezeket megfogadjuk, biztosak lehetünk abban, hogy máskor is szívesen vesznek majd részt az általunk szervezett eseményeken.

Kép forrása: 123rf.com

További híreink