Milyen egy sikeres konferencia, és hogyan tehetjük költséghatékonnyá a szervezését?
A koronavírus miatt ugyan sokkal nehezebb ma egy konferencia szervezés többek között a maszkviselés, a távolságtartás, a fertőtlenítés és a létszám betartása miatt, de az alapvető szabályai mégis ugyanazok maradtak.
Egy sikeres konferencia szervezéséhez mindössze 4 dologra kell figyelni, amelyek esetén mindenképpen érdemes költségtakarékos megoldásokat keresni:
1. Helyszín
A hagyományos, személyes megjelenést igénylő eseményeket nem célszerű teljes mértékben az online térbe szervezni, hiszen nem tudni, hogy kinél, mennyire gördülékeny az internetkapcsolat és a hálózat gyorsasága. A pandémia pedig továbbra sem kedvez a több száz fős rendezvényeknek.
Igyekezzünk olyan helyet találni a konferenciának, amely kisebb, de lehetővé teszi az online bekapcsolódást is azok számára, akik kevésbé szeretnek egy légtérben lenni idegenekkel. A szállodák helyett – ahol minden nap sok külföldi fordul meg – válasszunk ki egy olyan helyet, ahová arra az időintervallumra kizárólag csak a meghívottak léphetnek be.
2. Menetrend
A meghívottak szeretik a pontosságot, hiszen ahhoz tudják igazítani a napjukat, illetve a személyes programjaikat is. A több órás beszédek helyett inkább több, rövidebb bemutatókkal és kerekasztal beszélgetésekkel készüljünk, amelyek lekötik a résztvevők figyelmét. Tartsuk magunkat az ebéd és vacsora szünetekhez, ahogy ahhoz is, hogy ne legyen egész napos a konferencia.
3. Költségvetés
Mindezeket megelőzve legyen egy pontos költségvetésünk, amelyekkel felmérjük az igényeket. Ki milyen típusú ételt tud fogyasztani, milyen szállás számára a megfelelő, és így tovább. Nem érdemes semmit a véletlenre bízni, ezért tanácsos fillérre pontosan kiszámolni, hogy milyen technikai és egyéb feltételek szükségesek a konferencia lebonyolításához. Ilyenkor érdemes még a legapróbb tételek, például a sütemények és vizek árát is beleszámolni, hiszen egy nagyobb rendezvényen akár ezek is tetemes költségekkel járhatnak.
4. Marketing
Ehhez szorosan kapcsolódva, ha nem is akarunk feleslegesen pénzt költeni külön marketing csapatra, legalább vegyünk néhány online órát, amelyek segítségével már versenyképes kampányokat tudunk készíteni. Emellett szponzorokat is kereshetünk, akik támogatják a konferenciát. A konferenciát követően pedig ajánlott egy rövid kérdőívvel visszajelzést kérni a résztvevőktől, hogy minél jobban megismerjük a szokásaikat, igényeiket és elvárásaikat. Ezekre az eredményekre érdemes a legközelebbi kampány készítésekor alapozni.
Miért akkora kihívás egy konferencia lebonyolítása?
Ahogy fentebb is említettük, a járvány sok mindent felülírt. Ennek függvényében az utazás, az emberekkel való érintkezés rizikót, sőt mi több, veszélyt is jelent lassan két éve. A szigorú előírásoknak való megfelelés nem egyszerű, hiszen egy konferencia helyhez kötött, ahol ételt és italt kell biztosítani, miközben a hely és az illemhelyiségek fertőtlenítését is a legfontosabb teendőként szükséges kezelni.
Milyen konferenciák léteznek?
Előnyös az egyre gyakrabban választott online konferenciák erősítése, legalábbis félig mindenképp, hiszen minimalizálhatjuk az utazási költségeket, illetve a fertőzés veszélyét is lecsökkenthetjük, továbbá maximalizálhatjuk a produktivitást. Habár az utóbbi időben visszaszorult az offline konferenciák száma, a jövőben mégis ugyanúgy hatalmas igény lesz rájuk.
Az elmúlt évek kutatásai azt bizonyítják, hogy az emberek nagy százalékban képesek a jobb munkavégzésre és a figyelemre, ha saját környezetükben lehetnek. Online konferenciák és előadások szervezésével jóval több embert érhetünk el, mint a hagyományos offline konferenciák lebonyolítása esetén, ahol valószínű, hogy a meghívottak kb. 50%-a jelenne meg.
Természetesen előnyei és hátrányai is vannak mindkét formának. Az online konferencia szervezés nagy hátránya, hogy nem mindenki rendelkezik ugyanolyan jó internetkapcsolattal, emellett magas költséggel járhat a szükséges szoftverek beszerzése is. Az offline konferenciák hátránya pedig a terem bérlése miatti alapvetően magasabb szervezési költség, továbbá az is, hogy túlzott távolság esetén az érdeklődők közül sokan nem tudnak részt venni a rendezvényen.
Hogyan érdemes elkezdeni a szervezést?
Gondoljuk át, hogy mennyi embert, céget szeretnénk meggyőzni arról, hogy érdemes a konferencia témája miatt megtenniük az ehhez szükséges utat, illetve online konferencia esetén akár otthonról időt szakítaniuk erre a célra. Mérjük fel az összes költséget, ami csak szóba jöhet, és írjunk forgatókönyvet is a konferenciára. Ezek függvényében pedig hozzuk meg azt a felelősségteljes döntést, hogy offline vagy online konferenciát szervezünk.
(Borítókép: freepik)
