Dacára ezeknek az intő jeleleknek, a vállaltoknál működő nyomtatók kevesebb mint 2 százaléka nevezhető minden szempontból biztonságosnak – véli Pap Kornél, a Xerox Magyarország szakértője. Hozzátette, hogy a helyzet hazánkban sem jobb. A cégek többsége ugyanis kevés figyelmet fordít a dokumentumkezelő eszközök védelmére, holott ezzel tálcán kínálják a hackerenek a hozzáférést a hálózatra mentett szenzitív adatokhoz. Miközben a biztonsági megoldások elérhetőek, és cégmérettől függetlenül alkalmazhatóak az eszközökön, a hálózaton és a dokumentumokon egyaránt.
A nyomtatókhoz, multifunkciós berendezésekhez való hozzáférés és a tárolt adatok védelmének legalapvetőbb módja az alapértelmezett adminisztrátori jelszó megváltoztatása. Már ezzel az egy lépéssel is kellő védelemre tehetünk szert, hiszen nyomtatónk a számítógépen tárolt adatokhoz képest csak akkor értékes információforrás, ha könnyen hozzáférhető. Ezzel szemben a gyakorlati tapasztalatok azt mutatják, hogy ezt a tulajdonosok nagy többsége nem végzi el. Ez az aprónak tűnő múlasztás nyitott kaput hagy a behatólóknak arra, hogy a nyomtatóeszközt pillanatok alatt teljeskörűen kontrollálják, vagy akár botnethálózat részévé tegye. A biztonság fokozásának további lehetőségei közé a háttértár titkosítás tartozik. Az AES 256 bites háttértár titkosítással a nyomtatók különböző beállításai, illetve a nyomtatásra váró dokumemtumok helyezhetőek biztonságba, míg a merevlemez felülírásával a nyomtatómemóriájában tárolt és már szükségtelenné vált adatok -például a kinyomtatott állomány, vagy az emailben küldött képinformációk – írhatóak felül, úgy, hogy azok ne legyenek visszaállíthatóak.
